تاریخ انتشار: ۴ آبان ۱۴۰۰
سازماندهی زمان: ما در دنیایی پر استرس و شلوغ زندگی می‌کنیم. به همین دلیل است مدام در حال کم آوردن زمان هستیم.
سازماندهی زمان یک راه عالی برای ایجاد تعادل بین حجم کار و فعالیت‌های اوقات فراغت است.
اریک برن (روانپزشک مشهور آمریکایی) معتقد است:
گذراندن زمان بدون سازماندهی و ساختار بخشیدن به آن، کاری دشوار است.
اسنآن‌ها به گونه ای زمان خود را سازماندهی می‌کنند که بتوانند وقت کافی جهت انجام امور خود و مراوده با دیگران داشته باشند. اما برای موفقیت در اهداف فردی باید پا را فراتر گذاشت و زمان خود را به گونه ای حرفه ای تر سازماندهی کرد.
ساختار بخشیدن به زمان خود یک اصل بسیار مهم در برنامه ریزی می‌باشد. برنامه ریزی هم همانطور که می‌دانید یک اقدام اصلی در زندگی و اهداف فردی می‌باشد. همچنین روش‌هایی مفید جهت سازماندهی زمان خود و ساختار بخشیدن به آن را برایتان شرح می‌دهیم. اگر در یافتن چارچوب زمانی مناسب برای انجام امور خود مشکل دارید، توصیه‌های زیر را از دست ندهید.
بنابر توصیه میشل شهبازیان (مربی حرفه ای و مشاور زندگی، خانواده و کسب و کار در لس آنجلس) سازماندهی و مدیریت زمان را در سه گام کلی زیر انجام دهید:
در این بخش از سایت جادوی باور به طور مفصل به بحث سازماندهی زمان میپردازیم، پس در ادامه با ما همراه باشید.
محتویات
از برنامه ماهانه استفاده کنید. از یک برگه ماهانه برای نظارت بر تاریخ‌های مهم استفاده کنید. تجسم کل ماه به یکباره به شما کمک میکند تا بفهمید چقدر زمان برای انجام یک کار باقی مانده است. به موارد ضروری فکر کنید.
آیا مهلت کافی برای انجام یک کار دارم؟ نوبت ویزیت مهمی با پزشک خود دارید؟ فرزندتان باید واکسینه شود؟
این سوالات مثالی از تعیین امور مهمی‌در ماه است که حتما باید در ماه پیش رو آن‌ها را انجام دهید.
بدین ترتیب می‌توانید موارد ضروری برای سازماندهی زمان خود را در ماه مشخص کنید. برای این کار نیازی به یک سازمان دهنده و یا ساختار پیچیده ندارید. یک تقویم ساده در آشپزخانه کافی است. کار را برای خود سخت و پیچیده نکنید.
هنگام برنامه ریزی ماهانه مهم است که خانواده یا امور مربوط به خانواده خود را در نظر بگیرید. برای سازماندهی زمان خود در ماه با افراد خانواده نیز صحبت کنید. برنامه‌های خود را با یکدیگر مقایسه کنید.
فعالیت‌هایی را که ممکن است برای انجام آن‌ها به یکدیگر نیاز داشته باشید، یادداشت کنید. به عنوان مثال، آیا بچه‌ها برای شرکت در مسابقه فوتبال به شما نیاز دارند؟ یا اینکه آیا شریک زندگی شما از شما می‌خواهد که او را جهت معاینه پزشکی به بیمارستان برسانید و او را همراهی کنید؟
یک تکنیک عالی برای انجام این کار وجود دارد. از کد رنگ در تقویم خود استفاده کنید. اختصاص یک رنگ برای هر یک از اعضای خانواده راهی عالی برای تجسم سریع افرادی است که باید در طول ماه کاری را انجام دهند یا اینکه باید وقتی را برای آن‌ها کنار بگذارید.
فراموش نکنید که سعی کنید خودتان را جای دیگران نیز بگذارید. این موضوع کمک میکند تا شما بتوانید کاهش استرس داشته باشید. اما داشتن اعضای خانواده همدل مزیت محسوب می‌شود. برنامه ماهانه شما باید در دسترس خانواده نیز باشد. انتظار نداشته باشید دیگران همیشه مهلت‌های خاص زمانی شما را به خاطر داشته باشند.
اولویت‌های خود را تعیین کنید. وقتی اولویت‌های شما مشخص شوند، برنامه ریزی و سازماندهی زمان خود بسیار ساده تر است. برخی از کارها فوری هستند. برخی دیگر نیستند. شاید رفتن به مسابقات فوتبال به اندازه تعویض لاستیک ماشین اهمیتی نداشته باشد. هنگام برنامه ریزی با خانواده خود به برخی از سوالات زیر توجه کنید:
آیا این کار ضروری است؟ می‌توانم آن را به ماه آینده موکول کنم؟ زمان کافی برای انجام این کار وجود دارد؟ آیا برای انجام این کار به کمک نیاز دارم؟
اگر بله، آیا قبلا با کسی جهت درخواست کمک هماهنگ کرده ام؟ پاسخ به این سوالات و نظیر آن‌ها می‌تواند در اولویت بندی امور به شما کمک شایانی کند.
در ایجاد ساختار و سازماندهی زمان خود، مشکلات احتمالی را هم در نظر بگیرید. از تاخیر مترو یا یک اعتصاب کار ساده در جاده‌ها می‌تواند برنامه‌های شما را به هم ریزد. برنامه ماهانه خود را با توجه به شرایطی که پیش می‌آید به روز نگه دارید. اگر مشکلی را هم پیش بینی می‌کنید، حتما در مورد جایگزین‌های احتمالی فکر کنید.
برای ساختاردهی زمان خود روزنامه و اخبار محلی را بخوانید. این منابع یک مخزن اطلاعاتی عالی برای برنامه ریزی شما هستند. اگر با وسایل نقلیه عمومی تردد می‌کنید، از برنامه حدودی و ساعت حرکت آن‌ها مطلع شوید.
همچنین اگر برای رفتن به مکانی خاص برنامه ریزی دارید، حتما از برنامه آنجا اطلاعات پیدا کنید. همه ما ساعت‌هایی را برای رفتن به یک مغازه یا موزه بسته هدر داده ایم. برای مدیریت زمان خود بهتر است از رخداد اینگونه اتفاقات اجتناب کنیم.
کارآمد بودن همه چیز مربوط به تعادل است. شما باید به فکر خود باشید و از فرسودگی شغلی جلوگیری کنید. به همین دلیل برای خانواده و دوستان خود نیز وقت بگذارید. این را به عنوان یک استراتژی بلند مدت در نظر بگیرید. این کار از ناراحتی بیش از حد، افسردگی و فرسودگی بیش از حد ناشی از کار جلوگیری میکند. اگر برای هفته‌ها ناراحت یا افسرده باشید، نمی‌توانید در بهترین حالت کار کنید و از زمان خود حداکثر استفاده را ببرید.
اگر در رابطه هستید، به شریک احساسی خود نیز فکر کنید. ملاقات منظم با یکدیگر مهم و مورد احتیاج است. اگر می‌خواهید کاملا عملگرا باشید، بهتر است از ایجاد رابطه عاطفی دوری کنید. یا اینکه حداقل در اوج کارهای خود به فکر جدایی یا طلاق نباشید. جدایی یا طلاق ممکن است زمان و انرژی زیادی را مصرف کند. بنابراین ساختار و سازماندهی زمان شما از بین می‌رود.
تا به اینجا قدم‌هایی را برای سازماندهی زمان در ماه گفته شد. حال نوبت به ایجاد ساختار زمانی در هفته خود است. مراحل زیر را برای سازماندهی هفته خود دنبال کنید.
یک برگه هفتگی نقش متفاوتی نسبت به برنامه ماهانه دارد. این دقیق تر است و به شما امکان می‌دهد از قبل تصمیم بگیرید که چگونه روزهای خود را متعادل کنید. شروع به پر کردن برنامه هفتگی با فعالیت‌های ضروری خود مانند کار، قرار ملاقات، شرایط اضطراری و غیره کنید. به سمت کارهای غیر ضروری و سرگرمی‌ها نیز بروید. همیشه به دنبال ایجاد تعادل مناسب باشید. برنامه خود را نه خیلی سخت و فشرده تنظیم کنید و نه پر از کارهای غیر ضروری.
زندگی پر از شرایط اضطراری و کارهای لحظه آخری است که باید انجام دهید. به همین دلیل بهتر است ساعاتی را به عنوان وقت آزاد و خالی برای خود نگه دارید. با این کار بهتر می‌توانید با هر شگفتی فوری و غیر منتظره روبرو شوید. اگر هیچ مورد اضطراری ظاهر نشد، از فرصت استفاده کنید و از این تایم آزاد برای استراحت یا انجام یک کار فوری دیگر استفاده کنید.
اگر یک مورد اضطراری در آخرین لحظه ایجاد شد که نه شما و نه همسرتان نمی‌توانید از عهده آن برآیید، از یک دوست صمیمی‌درخواست کمک کنید. آن‌ها احتمالا با کمک به شما مشکلی نخواهند داشت و این باعث می‌شود دوستی شما عمیق تر نیز شود. البته فراموش نکنید آن‌ها همچنین ممکن است متقابلا زمان دیگری به شما نیاز داشته باشند.
اکثر مردم زمان زیادی را برای خریدهای هفتگی خود در قسمت‌های اشتباه روز از دست می‌دهند. صبح اول وقت پنجشنبه‌ها را برای انجام خریدهای خود انتخاب کنید. یا در صورت امکان مایحتاج خود را بصورت سفارش آنلاین تهیه کنید. اگر فضای ذخیره سازی دارید، همزمان مقدار زیادی خرید کنید. داشتن رب گوجه فرنگی، تن ماهی، کنسرو لوبیا، برنج، ماکارونی و غیره به شما این امکان را می‌دهد که اگر وقت خرید ندارید یک غذای سالم بپزید.
دادن وظایف هفتگی مانند نظافت خانه به هر یک از اعضای خانواده، راهی عالی برای اطمینان از عادلانه و به موقع بودن انجام امور مربوط به خانه است. همچنین یافتن بهانه ای برای انجام ندادن آن در صورت توافق قبلی، دشوارتر می‌شود. در این حالت فرد موظف است که در زمان مشخص شده به انجام وظیفه خود بپردازد. به ترجیحات نیز فکر کنید. مثلا شریک زندگی شما آشپزی را دوست ندارد اما شما دوست دارید. شوهر شما از پر کردن ماشین ظرفشویی متنفر است ولی درست کردن سالاد و دسر را بسیار دوست دارد. به آن‌ها گوش دهید و سعی کنید همه را در برنامه ی خود جای دهید. اگر کسی کاری را دوست ندارد، جایگزین آن را در هفته برای او اختصاص دهید.
اقدامات مربوط به سازماندهی هفته را نیز ذکر کردیم. حال نوبت به گام سوم یعنی ایجاد ساختار در زمان روزهای خود می‌رسد. در این مقاله ما از برنامه ماهانه شروع کردیم تا به برنامه روزانه رسیدیم. با این فرمول سازماندهی زمان شما کاری آسان تر می‌می‌شود. زیرا ابتدا در حال سامان دهی کارهای بزرگتر هستید. اکنون در ادامه به چگونگی سازماندهی زمان روزانه خود توجه کنید.
اگر قصد دارید زمان زیادی را صرف یک کار کنید، استفاده از یک برگه روزانه برای نظارت بر فعالیت‌های خود بهترین راه برای تجسم سریع مراحل انجام کار است. هنگام نوشتن برنامه زمانبندی، صادق و واقع بین بودن در مورد زمان مورد نیاز برای انجام یک فعالیت مهم است. اگر تلفن هوشمند دارید، می‌توانید از اپلیکیشن‌های متفاوتی که در این زمینه وجود دارد استفاده کنید. این یک راه آسان برای به خاطر سپردن کار بعدی شما یا وارد کردن یک کار جدید می‌باشد.
بسیاری از مردم حداقل یک ساعت را در محل کار خود تلف می‌کنند. تمرکز کامل بر آنچه که برای انجام آن برنامه ریزی کرده اید در جلوگیری از اتلاف وقت بسیار مهم است. تلفن خود را کنار بگذارید و از کار با رسانه‌های اجتماعی در محل کار خودداری کنید. اینها بزرگترین عوامل حواس پرتی هستند. عادت کنید که در زمآن‌های معین به ایمیل‌ها و یا پیامک‌های شخصی خود پاسخ دهید. بدین ترتیب وقت شما دارای ساختار منظم تری خواهد شد.
روزخود را فشرده و سخت نکنید. برای تمرکز مجدد، مغز شما باید چند دقیقه استراحت کند. تحقیقات نشان می‌دهد که حتی یک فرصت استراحت کوچک به طور چشمگیری کار شما را بهبود می‌بخشد. رفتن به توالت یا نوشیدن یک فنجان چای در حال حاضر کمک قابل توجهی خواهد کرد. همچنین می‌توانید دقایق کوتاهی به قدم زدن در اتاق کاری تان بپردازید. همه ی این اقدامات باعث استراحت و کمک به تمرکز شما می‌شود.
مزایای خواب شبانه روزی بر سلامت ذهن و بدن انسان بر هیچکس پوشیده نیست. کم خوابی می‌تواند منجر به مشکلات روحی و جسمی‌متعددی شود. سعی کنید حداقل ۷ ساعت در شب بخوابید تا بتوانید عملکرد بهتری داشته باشید.
کاربر ۱۷۷۸۷ شما خیلی لایک داری
کوین ترودو میگه: ما نمی‌توانیم زمان را مدیریت کنیم ،ولی میتونیم کارهامونُ مدیریت کنیم